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Corporate Communication – Wie man sich Social Software zu Nutze macht

Jan Schauenberg
21. März 2019

Obwohl mehr als 72% aller Unternehmen Social Software im Einsatz haben, nutzen nur wenige dessen volles Potential aus; viele Nutzungsmöglichkeiten bleiben unangetastet.

Hauptsächlich werden Sie dazu genutzt, Wege zu finden um Kunden zu erreichen, aber auch um Einblicke und Informationen für das marketing, den Customer Service und die Produktentwicklung zusammenzustellen. Jedoch könnte dabei die Verwendung von Social Technologies zum Teilen von Wissen, zur Kommunikation, und zur Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens ganz leicht mehr als das doppelte Potential entfalten.

Corporate Communication ist ein Bereich der Organisation, welcher für die Verbreitung von Informationen sowohl intern, als auch extern an relevante Dritte zuständig ist. Dies geschieht meist durch die Entwicklung von Nachrichten, welche für verschiedene Zwecke innerhalb und außerhalb des Unternehmens eingesetzt werden. Er ist auch für die Umsetzung der Unternehmensstrategie verantwortlich.

Laut techopedia wird Social Software als eine Klasse von Softwaresystemen, welche sich hauptsächlich mit der Kommunikation und Zusammenarbeit von Endnutzern befassen, definiert.

Social Software beinhaltet beispielsweise Instant Messaging, Emails, Chat Rooms, Blogs, Internetfora, Social Network Services, und vieles mehr. Dies unterstützt die Sozialentwicklung eines Unternehmens  von Grund auf und hilft so bei der Entwicklung einer eigenen Unternehmenskultur.

Wie Social Software die unternehmensinterne Kommunikation verändert

Steigerung der Produktivität um 20-25%

Obwohl es sich bei diesen Werkzeugen vorwiegend um soziale Applikationen handelt, sind dies dennoch auch Business-Tools. Produktivitätssteigerung durch Kommunikation und Zusammenarbeit ist ein Eckpfeiler deren Existenz im Unternehmen.

So bemessen sich laut einer Studie von McKinsey ⅔ des Potentials von sozialen Technologien in deren Fähigkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Denn im Durchschnitt verbringt ein kommunizierender Angestellter 28% seiner Arbeitszeit mit der Verwaltung von Emails, und weitere 20% mit der internen Recherche nach dafür benötigten Informationen. Durch den konsequenten Einsatz von Social Media werden Nachrichten selbst zu Inhalten.

Eine durchsuchbare Inhalts- bzw. Wissens-Datenbank kann bei der Suche nach unternehmensinternen Informationen bis zu 35% an Zeit einsparen.

Ebenso erleichtert sie die Analyse von internen Informationen für das Investment, den Kundendienst, die Produktentwicklung, und so weiter. McKinsey rechnet mit einer Steigerung der Produktivität um 20-25% durch den Einsatz von Social Software für die interne Kommunikation.

Unternehmen mit einer großen Zahl von kommunikativen Angestellten können unglaubliche Produktivitätssteigerungen durch leichtere Zusammenarbeit, sowie schnellere und effektivere interne Kommunikationsabläufe erwarten. Unternehmen, die stark auf die Beeinflussung des Kunden aufbauen, können sich Social Technologies besonders gut zu Nutze machen, indem sie auf den eigenen Plattformen mit den Endkunden interagieren, und deren Unterhaltungen mitverfolgen; dies führt zu einem besseren Verständnis von Nutzungstests der Produkte, und daher zu Anregungen bei der Produktentwicklung und dem Markenimage.


Wenn diese Tools aber nur für "Social Talk" eingesetzt werden, dann leidet darunter die Produktivität. Um dies zu verhindern müssen leitende Angestellte ihrem Personal zu verstehen geben, dass es sich hierbei um Geschäftswerkzeuge, und nicht nur um soziale Plattformen handelt. Unter anderem kann dies durch folgende Schritte erreicht werden:

  1. Den Geschäftswert der Plattform verständlich machen
  2. Den Geschäftswert der Plattform praktisch demonstrieren

Zur Verbesserung der direkten internen Kommunikation während der Globalisierung

Im Gegensatz zur Vergangenheit, als die unternehmensinterne Kommunikation durch eine Struktur hierarchisch gegliederter Kanäle floß musste, verändert moderne Social Software den Ablauf dieser Kommunikation grundlegend.

Die Mehrzahl von Collaboration Tools wie z.B. WhatsApp, Facebook, Google Docs, und Skype, sind von sozialer Art. Besonders für internationale Unternehmen mit einer großen Zahl von geographisch weit verstreuten Angestellten, bieten diese Werkzeuge der Unternehmensführung und dem Personal die Möglichkeit sich "kleiner" zu fühlen, und dabei direkter, schneller und authentischer miteinander zu kommunizieren. Die Social Collaboration Plattform der Deutschen Telekom zum Beispiel hat die enorme Zahl von über 100,000 aktiven Nutzern. Durch direkten Dialog sind Mitarbeiter über alle organisatorischen Hierarchien und geographischen Grenzen hinweg dazu in der Lage, miteinander in Kontakt zu treten.

Der virtuelle Kontakt beschränkt sich dabei nicht nur auf das gegenseitige Kommunizieren, sondern ermöglicht auch die  standortunabhängige Zusammenarbeit auf Gruppen-/Team-Ebene; gemeinsam benötigte Informationen und Erfahrungen zugute der Produktentwicklung, der Innovation, dem Social Collaboration usw werden untereinander ausgetauscht.

Zur Förderung des Knowledge Management zum Zwecke der Agilität und der Digitalisierung

Der konsequente Einsatz von "inter alia", der internen Social Communication Software im Telekombereich, hilft dabei die Zusammenarbeit und Kooperation zwischen Abteilungen und auch auf internationaler Ebene effektiver zu gestalten. Diese konsequente Nutzung hat der Deutschen Telekom dabei geholfen, Unternehmensagiliät mit dem Ziel fortgeschrittener Digitalisierung in der Organisation zu fördern.

Durch das klassische Intranet, sowie durch Wikis und Blogs, werden Mitarbeiter mit wichtigen Informationen aus allen Bereichen der Gruppe auf dem Laufenden gehalten. Alle Informationen aus dem Intranet sind dabei in die Social Media Plattformen übertragen wurden, und werden auf konsequente und gewissenhafte Weise zur Förderung der Digitalisierung eingesetzt. Auf lange Sicht erhofft sich das Unternehmen dadurch einen zentralen Hub für die Kollaboration, sowie ein Repositorium für Mitarbeiter-Applikationen zu schaffen.

Andere Anwendungsbereiche beinhalten:

  • Eine transparentere Unternehmenskultur zu schaffen,
  • Interne Prozesse der Entscheidungsfindung zu unterstützen (Umfragen usw.),
  • Koordination im Team,
  • Unterstützung der Produktentwicklung.
  • Personalanwerbung,
  • Unterstützung der Kundenkommunikation.

Fazit

Um sich Social Technologies voll zu Nutze machen zu können, und dabei Vertrauen aufzubauen, müssen Unternehmen ihre Kommunikationskultur offener und weniger hierarchisch gestalten. Im Endeffekt beruht der Erfolg von Social Technologies darin, dass Mitarbeiter sich dazu entschließen ihre Gedanken voll und ganz mit anderen zu teilen, im Wissen dass diese Beiträge dann auch respektiert und geschätzt werden.

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