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Das digitale Büro – papierloses Arbeiten konsequent umsetzen

Jan Schauenberg
5. Juli 2019

Das digitale Büro ist ein viel beschriebenes Konzept für modernes und nachhaltiges Arbeiten. Aber wie sieht die Realität in Deutschland aus?

Rechnungen, Stundenzettel, Materialscheine & Co. – die Prozesse in deutschen Unternehmen werden immer noch überwiegend mit Hilfe von Papier organisiert. Der Digitalverband Bitkom hat für eine Studie 1.106 Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten in Deutschland zu ihrer gelebten Realität befragen, die Ergebnisse sind ernüchternd: 19% sind noch komplett auf Papier angewiesen, 75% haben wenigstens knapp die Hälfte ihrer Abläufe elektronisch geregelt. Dabei ließen sich nicht nur wichtige Ressourcen sparen, sondern auch Prozesse optimieren, wird eine Verwaltung auf das digitale Büro und damit die rein elektronische Verarbeitung von Belegen und Dokumenten umgestellt.

Vor- und Nachteile – das digitale Büro als zeitgemäßes Konzept

Im Zeitalter von E-Mail, WhatsApp und Online-Konferenzen muten die Berge von Schriftstücken, die in Aktenordnern abgelegt und verwaltet werden müssen, schon fast antik an - und trotzdem wollen viele Unternehmen nicht davon lassen. Naturgemäß fällt es schwer, sich von langjährigen, fest eingefahrenen Traditionen zu verabschieden, obwohl die E-Mail in der Unternehmenskommunikation längst selbstverständlich ist. Die Nachteile des digitalen Büros liegen dann auch eher in der aufwendigen Umstellung, die ein gewisses Maß an Konsequenz und Disziplin erfordert.

Im Gegenzug eröffnen sich jedoch nicht nur Vorteile in Bezug auf eingesparte Ressourcen oder Raumbedarfe, sondern vor allem auch auf die Verfügbarkeit von Dokumenten, Daten und Informationen sowie die Effizienz der Prozesse: Werden beispielsweise sämtliche Belege konsequent eingescannt, können sie in einem stringenten IT-System zentral abgelegt, für die unterschiedlichsten Bearbeitungsschritte von mehreren Teams verwendet und gut auffindbar archiviert werden. Das ist die Voraussetzung für automatisierte Prozesse – an diesem Schritt wird wohl kein Unternehmen vorbeikommen.


Das digitale Büro umsetzen – mit System und Disziplin

Es lohnt sich also, das digitale Büro in Angriff zu nehmen – im Zuge der Industrie 4.0 ist dies ohnehin unverzichtbar. Als Gerüst ist eine IT-Struktur notwendig, die die Abläufe im Unternehmen abbildet, eine intelligente Dokumentenverwaltung enthält und im Optimalfall in der Cloud ausgeführt wird. Eine solche Implementierung oder Modifizierung ist naturgemäß mit einem Aufwand verbunden. Allerdings können Sie dem Papierverbrauch in Ihrem Büro bereits mit kleinen Schritten zu Leibe rücken:

  • Stellen Sie zum Beispiel auf elektronische Rechnungen um, sparen Sie nicht nur Papier und Porto, sondern vor allem auch Zeit. In der Regel lassen sich die Rechnungen direkt aus einem ERP- oder Kundenverwaltungssystem versenden - und das per Knopfdruck.
  • Führen Sie digitale Tools für die Reisekostenabrechnung ein, werden nicht nur Ihre Vertriebsmitarbeiter dankbar sein. Es gibt schon eine ganze Reihe von Apps, aber auch die gängigen Kommunikationsgeräte erlauben das Abfotografieren von Belegen und deren elektronische Übermittlung.
  • Werden Anträge auf Urlaub digitalisiert erfasst, beschleunigt sich die Bearbeitung. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte können so schneller auf die wichtigen Informationen zurückgreifen, ob beispielsweise andere Kollegen bereits Urlaub genehmigt bekommen haben und wie der neue Antrag zu bescheiden ist.

Diese kleinen Punkte können ein Anfang sein und das Verständnis der Mitarbeiter für die Arbeitsumstellung entwickeln: Reduzieren sich nämlich Arbeitsaufwand und Fehlerquoten spürbar, wird es leichter, weitere Abläufe zu digitalisieren. Wichtig ist es also, wenn Sie sich zunächst die internen Zeit- und Kostenfresser klarmachen, um die Digitalisierungsmöglichkeiten und die zu erreichenden Effekte zu eruieren. Folgendes Vorgehen hat sich in dieser Frage bewährt:

  1. Ist-Zustand aufnehmen, zum Beispiel in Bezug auf den Papierverbrauch und die notwendigen Arbeitszeiten
  2. Soll-Zustand beschreiben
  3. Umsetzung Schritt für Schritt planen
  4. Abläufe laufend optimieren

Die Wahl der geeigneten Tools für das digitale Büro

Abhängig von Ihren konkreten Anforderungen, also der Definition des Soll-Zustands, können Sie an die Auswahl der geeigneten IT-Struktur und Tools gehen - die Bandbreite ist enorm. So können Sie beispielsweise bestimmte Daten auch mobil abrufbar ablegen, andere wiederum nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich machen. Insbesondere der Punkt Datensicherheit und Verschlüsselung ist dabei umfassend zu beachten, um eine nachhaltig erfolgreiche Umstellung auf das digitale Büro zu realisieren. Hier hat sich mittlerweile ein hoher Standard entwickelt, der vor allem von den Cloud-Anbietern gewährleistet wird.

Natürlich stellt sich ein solches Vorhaben auf den ersten Blick als echte Herausforderung und Mehraufwand dar, allerdings werden Sie schnell die positiven Effekte spüren. Wie Sie an das Projekt herangehen und welche praktischen Tipps Sie zur Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nutzen können, dazu haben wir Ihnen alles Wichtige zusammengestellt - hier können Sie sich ganz einfach unser E-Book herunterladen.

Fazit: Das digitale Büro als wichtiger und machbarer Meilenstein

Die Idee ist zwar schon fast 70 Jahre alt, doch erst heute lässt sich das digitale Büro in der gewünschten Qualität realisieren. Gerade für die Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, kann dieses Konzept der wichtige erste Schritt in Richtung Zukunft sein.
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