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Die Zukunft der Arbeit: Virtuelle Teams und die Verbesserung Ihrer Kommunikation

Sebastian Schieke
14. März 2019

Die Zukunft der Arbeit scheint sich von einer Präsenz im Büro zur Ortsunabhängigkeit zu verlagern. Im Angesicht der Globalisierung, Cloud Computing, Internet und Mobilkommunikation, sind virtuelle Teams eine Realität, die Unternehmen nie entrinnen können. Außerdem tragen die oben genannten Faktoren zur Verbesserung der virtuellen Teamverständigung, und dadurch zum Erfolg der Arbeit von virtuellen Teams, bei. Und laut 34% der Führungskräfte beim Global Leadership Summit in London, werden 50% ihrer Arbeitskräfte bis zum Jahr 2020 remote arbeiten. Weitere 25% gaben an, dass mehr als ¾ ihrer Mitarbeiter im Jahr 2020 nicht in traditionellen Büros arbeiten werden.

Die Faktoren, die diesen Trend vorantreiben – Virtuelle Teams

Die Globalisierung wirkt sich darauf aus, wie Unternehmen rekrutieren und wie sie Fachkräfte binden. Firmen, die in der Lage sind, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter mit Ihren geschäftlichen Anforderungen in Einklang zu bringen, können sich einen Wettbewerbsvorteil im Rennen für Talent erhalten. Hier ist ein Blick auf die Faktoren, die diese Entwicklung von virtuellen Teams antreiben:

  • Mehr Wettbewerb für Talente

Viele dachten, dass die hohen Arbeitslosenquoten einen Talentüberschuss schaffen würden, aber das stimmt nicht: In kritischen Positionen mangelt es an Talenten, denn die Flexibilität der Arbeit ist ein entscheidender Faktor für jeden dritten Arbeiter, der als Top-Talent angesehen wird. Diese Statistik trifft sowohl bei Mitgliedern der Generation Y, als auch bei Familien ohne Kindern zu.

  • Die Digital Natives anziehen

Die Generation Y (die Digital Natives) wird in den kommenden Jahren die Arbeitswelt dominieren: Ihr Kenntnis der mobilen Technologien und der Online-Kollaborationstools (Faktoren, die die Arbeitsweise der Unternehmen bereits heute verändern) machen es für sie so selbstverständlich, auch aus der Ferne zu arbeiten. Millenials zitieren flexible Arbeitsbedinungen als einen Hauptfaktor für die Bindung an ein Unternehmen. 88% der Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitsbedingungen, wie eine Forschung von Deloitte bestätigt.

Adam Henderson von Millennial Mindset betont auch in dem folgenden Zitat die Notwendigkeit der Berücksichtigung virtueller Teams:

"Ein flexibler Ansatz bei der Arbeit hilft Unternehmen auch, ihre besten Talente zu binden, da sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Spitzenleistungen zu bringen, aber in einer Weise, die ihrem Lebensstil entspricht und ein Win-Win-Szenario für alle bietet."

  • Veränderungen des Arbeitsplatzes

Entsprechend den von Gallup zitierten Daten, arbeiteten 43% der Amerikaner im vergangenen Jahr zumindest teilweise aus der Ferne. In dieser Open-Talent-Economy sind Arbeitnehmer nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden. Das neue Phänomen definiert das 9- bis 5-Tage-Programm bereits neu, und Forschung bestätigt, dass Remote-Mitarbeiter produktiver sind und sich mehr Stunden einloggen als im Büro.

Vor- und Nachteile

Nachdem wir uns die Gründe für die Implementierung virtueller Teams angesehen haben, werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile der Erstellung eines virtuellen Teams.

Erstens, die Vorteile:

  1. Kostenersparnis – Dies ist der größte Vorteil, den virtuelle Teams einbringen. Sie benötigen keine riesigen Büroausgaben wie Immobilien, Nebenkosten, Gas, Wasser und Strom usw. Außerdem stammt die Auslagerung normalerweise aus Low-Cost-Regionen, daher niedrige Kosten für Löhne, Rohstoffe und Betriebskosten unter anderem.

  2. Nutzung des globalen Talents/der freiberuflichen Wirtschaft – Da virtuelle Teams keine physische Präsenz an einem bestimmten Ort benötigen, können Unternehmen nun nach Talenten aus aller Welt und nicht nur aus ihrer Umgebung suchen. Laut Statistiken, die zeigen, dass 20%-30% der Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter in den USA und in Europa aus unabhängigen Arbeitnehmern besteht, ist die freiberufliche Wirtschaft auf dem Vormarsch. Freiberufler haben heute großen Einfluss, und Organisationen müssen neu bewerten, wie sie von dieser wachsenden Wirtschaft profitieren können, indem sie diese Strategie einbeziehen. Sie sollten nach einer Möglichkeit suchen, freiberufliche Mitarbeiter mit anderen permanenten und Talenten unter Zeitvertrag zu integrieren, z.B. für spezifische Aufgaben, bei denen zusätzliche Arbeitskräfte oder spezifisches Fachwissen benötigt werden. Darüber hinaus bedeutet dies, dass Mitarbeiter jetzt viel mehr reisen können und trotzdem effektiv für ihr Unternehmen arbeiten können.

  3. Gesteigerte Produktivität und Verkürzung der Time-to-Market – Virtuelle Teams loggen sich nicht nur mehr Stunden ein, sondern arbeiten auch in verschiedenen Zeitzonen. Das könnte bedeuten, dass, wenn einer schläft, ein anderer weiterarbeiten könnte. Dies verkürzt die Zeit für die Produktentwicklung auf den Zeitpunkt der Markteinführung.

Virtuelle Teamkommunikation verwalten und verbessern

Virtuelle Teams leben von der Kommunikation im Team und wenn etwas schief läuft, kann man nicht einfach zu einem Kollegen gehen und eine Lösung erarbeiten. Hier also ein paar Dinge, die Sie tun sollten, um die Kommunikation in Ihren virtuellen Teams zu verbessern:

  1. Die Nähe zum Team, nicht nur über arbeitsbezogene Fragen, sondern auch Fragen zum Tag, Stimmung und gesellschaftlichem Leben, sorgen dafür, dass Vertrauen aufgebaut wird und potenzielle Unsicherheiten früher vermittelt werden.

  2. Vergewissern Sie sich, dass Pflichten klargestellt sind und fassen Sie mit Überprüfung und Evaluierung nach. Sie sollten auch dafür sorgen, dass Sie regelmäßig Feedback geben.

  3. Führen Sie regelmäßige Team- und Einzelbesprechungen für jede Abteilung, durch Skype, Social-Media-Plattformen, Videokonferenzen, etc.

  4. Regen Sie zu beiden zwanglosen Besprechungen an. Ermutigen Sie Ihr Team dazu, ihre Gefühle mitzuteilen und sich informell miteinander zu unterhalten, wann immer möglich, denn schließlich sind Menschen gesellige Wesen, und das wird dazu beitragen, Beziehungen und Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen.

  5. Zeigen Sie Verständnis für verschiedene Zeitzonen. Bei Teams, die auf der ganzen Welt verteilt sind, könnten Sie jede Woche die Zeit für Besprechungen abwechseln, um sicherzustellen, dass andere Mitglieder zu Besprechungen nicht immer früh aufwachen oder spät wachbleiben.

  6. Seien Sie kulturell sensibel, denn es ist wichtig, dass Sie sich der kulturellen Unterschiede in Ihrem Team bewusst sind, und dass Sie ein kulturelles Training für alle Teammitglieder fördern. Es kann z.B. sein, dass Sie eine Mitarbeiterin haben, die kurze und "sehr direkte" E-Mails an andere Teammitglieder verschickt. Wenn andere Teammitglieder nicht wissen, dass dies ein Teil ihrer Kultur ist, könnte es ihnen unangenehm sein, mit ihr zu arbeiten.

  7. Fördern Sie Teambuilding und Sozialisation bestehender Teams. Wenn Sie vorhaben, virtuelle Teams in Ihrer Organisation einzuführen, stellen Sie sicher, dass Sie Beziehungen zwischen dem gesamten Team aufbauen, oder jemand Neues an jedem Ort einstellen und ganz von vorne anfangen, da Barrieren leicht entstehen, wenn Mitarbeiter anfangen virtuell zu arbeiten, vor allem mit unbekannten Teammitgliedern.

  8. Suchen Sie nach gemeinsamem Verständnis bei der Einstellung. Wählen Sie für virtuelle Teams Personen, die vorangegangene Erfahrungen teilen und etwas gemeinsam haben. Das Ziel hierbei ist, eine gewisse Vielfalt zu haben, aber es einfach zu machen, Vertrauen mit einem bestimmten Kontaktpunkt aufzubauen.

  9. Sichern Sie eine effiziente und effektive Kommunikation, Dokumentation und Informationensaustausch, sowie den schnellen Zugriff dazu. Mitglieder sollten die richtigen Werkzeuge haben, um Ihre Aufgaben zu erfüllen.

Fazit

Es ist offensichtlich, dass die Zukunft der Arbeit durch virtuelle Teams bestimmt wird, die genauso existenzfähig, professionell und erfolgreich wie eine traditionelle Vor-Ort-Firma, und sogar noch besser, sein können. Verbesserung der virtuellen Teamkommunikation steigert die Effizienz und Effektivität solcher Teams. Aus einer Business Strategie Perspektive gesehen, liegt ein bedeutendes Potenzial in virtuellen Teams, und die oben genannten Tipps können jeder Organisation helfen, diese zu erreichen. Dadurch werden Unternehmen in der Lage sein, erstklassige Talente von überall in der Welt für sich zu gewinnen, Ihren Gewinn zu steigern, und ein treues, erfolgreiches Team aufzubauen.

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